Naast artsen en verpleegkundigen zijn er nog vele andere Isala-medewerkers die direct of indirect bijdragen aan de zorg rond corona. In een serie vertellen zij hun verhaal. Deze keer Cynthia Kok, adviseur informatisering bij Informatie en ICT (I&I). ‘Wat ik de afgelopen tijd heb geleerd is dat je samen met de verschillende onderdelen in het ziekenhuis moet optrekken. Dan kun je veel bereiken.’
Wanneer Cynthia in één zin moet uitleggen wat voor werk zij doet, is het antwoord: samen met mijn collega’s er voor zorgen dat de juiste informatie op de juiste plek is om zo het zorgproces te ondersteunen. ‘Wij kijken mee in de hele zorgketen. Hoe kunnen wij iets het beste regelen en hoe zorgen wij ervoor dat de informatie veilig is?’ Als voorbeeld noemt Cynthia de vaccinatieweekenden in het Behandelcentrum van Isala voor kwetsbare patiënten. In het weekend voor Pasen kregen 1400 patiënten een eerste prik. Aankomend weekend volgt de tweede groep.
Veel stappen
‘Er zijn veel stappen waarover je moet nadenken’, vervolgt Cynthia. ‘Staan er bijvoorbeeld genoeg PC’s in het Behandelcentrum of zijn er nog meer nodig? Wat willen wij waar vastleggen? En voldoen wij daarmee aan de richtlijnen en de wet en regelgeving? Een vaccin is op zich wel een medicijn, maar wij hebben er voor gekozen om het niet op te nemen in het medicatiedossier. Dat komt omdat wij met deze vaccinaties in het ziekenhuis de GGD ondersteunen. In het patiëntdossier is wel terug te lezen dat er een afspraak was.’
Agenda voor afspraken
Vervolgens werden er overzichten gemaakt van de patiënten die een uitnodiging moesten krijgen. Cynthia: ‘Daarnaast een agenda waarin de afspraken konden worden gepland voor de eerste vaccinatie en meteen ook voor de tweede. Wanneer in het patiëntdossier een mailadres stond, kreeg diegene per mail de uitnodiging om de afspraak te maken. Als er geen mailadres bekend was, stuurden wij de uitnodiging per post. Wij hebben als regiegroep er bewust voor gekozen om patiënten te laten bellen voor een afspraak. Omdat je krap moet plannen en er ook meteen een afspraak gemaakt moest worden voor de tweede vaccinatie. Daarnaast kregen deze patiënten een uitgebreide gezondheidsverklaring die ze moeten invullen. Eventuele vragen konden zij tijdens het maken van de afspraak alvast stellen.’
De uiteindelijke afspraakbevestiging kreeg men per post of via mail. Cynthia: ‘Normaal rollen die uit de printer bij de poli waar iemand onder behandeling is. Dat moesten wij omzetten naar een algemene printer in de ruimte waar de coassistenten de afspraken inplanden.’
In het Behandelcentrum
Zodra een patiënt zich dit weekend meldt bij het Behandelcentrum, zet een collega dat in het patiëntendossier. De registrator verwerkt vervolgens de informatie van de gezondheidsverklaring in het systeem. Daarna kan de prik worden gezet. Al die stappen loop je voordat de eerste patiënt naar het Behandelcentrum komt,door. En je zorgt er voor dat het werkt. Vanaf het begin van de eerste corona-golf vorig jaar, draaien wij met I&I mee in de frontlinie. Wij worden nu overal veel eerder bij gevraagd. Hierdoor kunnen wij alle stappen goed doorlopen en weten wij wat wij extra aandacht moeten geven. Dat is alleen maar positief.’
Snappen hoe dingen lopen
Cynthia begon haar loopbaan in de patiëntenzorg. Eerst als verpleegkundige op een algemene afdeling, later als SEH-verpleegkundige. ‘Ik wilde wel wat anders merkte ik. En in mijn hele loopbaan was ik al geïnteresseerd in dossiervoering, digitalisering, werkprocessen enzovoort. Toen Isala een nieuw patiëntinformatiesysteem kreeg, was ik deel projectleider. En nu ben ik dus helemaal overgestapt naar I&I. Tijdens de eerste golf was ik wel beschikbaar om nog bij te springen op de Spoedeisende hulp. Maar dat was gelukkig niet nodig. Ik mis het werken in het wit niet, maar de zorg zal mij altijd na aan het hart liggen. Bij alles wat ik doe, denk ik aan de patiënt. Wordt hij er beter van? En hoe kan ik de zorgverleners het beste ondersteunen? Het is zeker een voordeel dat in de zorg heb gewerkt, want ik snap sneller hoe dingen lopen. Vaak heb ik genoeg aan een paar woorden.’
